PERSONDATAPOLITIK Danske Sømands- og Udlandskirker | Danske Sømands- og Udlandskirker
PERSONDATAPOLITIK FOR Danske Sømands- og Udlandskirker
 
1 Generelt
Denne persondatapolitik er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig enten som led i et medlems-/kunde- eller bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester herunder ved færden på vores hjemmeside. I persondatapolitikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger, og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne persondatapolitik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i persondatapolitikken, som du ikke kan acceptere. På www.DSUK.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af politikken.
 
2 Dataansvarlig
Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
Danske Sømands- og Udlandskirker
Smallegade 47
2000 Frederiksberg
DK - Danmark
Tlf +45 7026 1828
CVR 27 53 45 70
(Herefter ”DSUK”)
 
3 Retlig ramme
3.1 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer Lov nr. 502: Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) vedtaget af Folketinget den 17. maj 2017.
 
3.2 Alle spørgsmål vedrørende denne politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til administrationschef Tommy Liechti på TL@DSUK.dk; alternativt til DSUKs fælles mailadresse: kontor@DSUK.dk.
 
4 Definitioner
Nedenfor følger definitioner af de væsentligste persondataretlige begreber:
  • Personoplysninger: Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
  • Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages Behandling af personoplysninger.
  • Databehandler: Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.
  • Behandling: Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.
  • Særlige Kategorier af Personoplysninger: Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
  • Persondataforordningen: Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
  • Databeskyttelsesloven: Lov nr. 502: Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven), offentliggjort den 17. maj 2017.
5 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger
Afhængig af om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som velgørende organisation. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer eller medlemsskaber hos os. Det kan også være ved din brug af vores webshop, vores kundeservice og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig.
 
6 De personoplysninger, som vi behandler om dig
Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
6.1 Når du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig:
Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag eller, såfremt vi har en indberetningspligt.
 
6.2 Hvis du er medlem af en af DSUK stiftsbestyrelser eller udvalg indsamler vi ligeledes oplysninger om dette
 
7 Indsmling af personoplysninger
7.1 Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig.
Man kan hævde, at da DSUK er en folkekirkelig forening, kan en tilknytning til DSUK indikere, at man ikke direkte er imod kristendommen. Af forsigtigheds-hensyn behandler vi derfor alle dine oplysninger fortroligt, og offentliggør for eksempel ikke medlemslister. Vi indberetter dog til offentlige myndigheder efter gældende regler, ligesom professionelle IT-udbydere (databehandlere) teknisk set har adgang til dine data. Se mere om databehandlere sidst i dette dokument.
 
7.2 Disse personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle offentlige personoplysninger om dig fra andre. Det kan eksempelvis være fra postvæsnets eller Kraks adressedatabaser. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på opdaterer vores oplysninger i forbindelse med flytninger. Der indsamles ingen følsomme oplysninger fra andre.

8 Cookies
På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre et eventuelt login samt til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile udstyr. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af denne politik. 

9 Sådan behandler vi dine personoplysninger
Vi bruger dine personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.
 
9.1 Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
  • kunne administrere dit medlemsforhold;
  • kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab;
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov;
  • kunne sende dig indkaldelser mv. i forbindelse med repræsentantskabet eller de udvalg du måtte være medlem af;
  • kunne sende dig nyhedsbreve og andet informationsmateriale, som du har valgt at modtage.
9.2 Er du kunde hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:
  • stille funktionalitet på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til rådighed for dig;
  • fremsende ordrebekræftelser, varer og fakturaer til dig;
  • svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
  • kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig;
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt du har accepteret dette.

9.3 Er du bidragyder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • kunne administrere din/dine indbetalinger;
  • kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag;
  • kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse;
  • kunne sende dig informationsmateriale, såfremt du ikke har frabedt dig dette;
  • kunne udarbejde forskellige statistikker over bidrag.

9.1.4 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at

  • kunne stille funktionalitet på vores hjemmeside til rådighed for dig;
  • udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside; men uden at dette er forbundet med dine personoplysninger
  • optimere vores hjemmesides indretning.
10 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)? 
10.1 Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, køber en vare i vores webshop eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os. 
 
10.2 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger. Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn og din e-mailadresse) til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og informationer, der bedre opfylder dine behov  og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.
 
10.3 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr. 

11 Deling af dine personoplysninger
11.1 Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores forsendelser, IT-drift, hosting, mv. I alle disse tilfælde sker det på baggrund af en databehandleraftale, som sikrer beskyttelse af dine data. Se mere om databehandlere nederst.
 
11.2 I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

12 Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS 
Dette forekommer ikke uden eksplicit tilladelse fra dig fx hvis du selv ønsker at knytte en kontakt til en dansk kirke i udlandet udenfor EU.

13 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
13.1 Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:
 
13.2 Er du kunde hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i op til seks år efter et køb eller en indbetaling.
 
13.3 Er du medlem hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i op til seks år efter betaling af sidste medlemskontingent, et køb eller en indbetaling.
 
13.4 Er du bidragyder hos os, opbevarer vi dine personoplysninger i op til seks år efter seneste indbetaling.
 
13.5 Er du tilknyttet DSUK som repræsentantskabsmedlem, medlem af en stiftsbestyrelse, medlem af et udvalg eller på anden måde frivillig, opbevarer vi dine personoplysninger i op til tre år efter seneste aktivitet.

14 Dine rettigheder
14.1 Indsigt
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på adressen kontor@DSUK.dk kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
 
14.2 Berigtigelse og sletning 
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. 
 
14.3 Begrænsning af Behandling
Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine personoplysninger. 
 
14.4 Dataportabilitet 
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
 
14.5 Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
 
14.6 Tilbagekaldelse af samtykke 
14.6.1 Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
14.6.2 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til Kontor@DSUK.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
 
14.7 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

15 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
15.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, etc. 

16 Sikkerhed
16.1 I DSUK er vores behandling af personoplysninger, interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

17 Databehandlere
17.1 Dine persondata overlades alene til databehandlere med hvem vi har indgået en formel databehandleraftale, som sikrer samme niveau af sikkerhed, som når vi selv behandler dine data. Herunder sikres også at databehandlere kun behandler dine data i vores tjeneste, og dermed at de ikke videregives til tredjepart.

18 Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

19 Opdatering af denne politik
DSUK er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
 
Denne persondatapolitik er seneste opdateret 25. maj 2018.